Chính sách bảo mật Sổ HKD

Ngày hiệu lực: 26/05/2026

Chính sách bảo mật này mô tả cách Sổ HKD bảo vệ tài khoản, dữ liệu shop và mọi dữ liệu phát sinh khi Người dùng truy cập website sohkd.vn, sử dụng Zalo Mini App Sổ HKD hoặc liên hệ với chúng tôi qua các kênh hỗ trợ chính thức.

Nội dung tập trung vào nguyên tắc và biện pháp bảo mật hệ thống. Quyền của Người dùng với tư cách chủ thể dữ liệu cá nhân, mục đích xử lý dữ liệu và căn cứ pháp lý được trình bày tại Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Sổ HKD.

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng với:

• Người truy cập website sohkd.vn.
• Người dùng đăng ký hoặc sử dụng Zalo Mini App Sổ HKD.
• Chủ shop, nhân viên, cộng tác viên hoặc người được phân quyền trong shop.
• Người liên hệ Sổ HKD qua hotline, Zalo, email hoặc các kênh hỗ trợ khác.

Toàn bộ dữ liệu được nhập, tạo, đồng bộ hoặc tải lên trong quá trình sử dụng Sổ HKD cũng thuộc phạm vi bảo vệ.

2. Nguyên tắc bảo mật

Sổ HKD vận hành theo sáu nguyên tắc cốt lõi sau:

Tối thiểu hóa thu thập. Chỉ thu thập và xử lý dữ liệu cần thiết cho mục đích cung cấp dịch vụ.

Phân quyền theo vai trò. Quyền truy cập được giới hạn theo chức năng và nhu cầu vận hành của từng người trong shop.

Ưu tiên dữ liệu nhạy cảm. Dữ liệu kinh doanh, tài chính, thuế, khách hàng và xác thực được áp dụng mức bảo vệ cao nhất.

Không bán dữ liệu. Sổ HKD cam kết không bán dữ liệu cá nhân hoặc dữ liệu shop cho bất kỳ bên thứ ba nào.

Không công khai khi chưa có căn cứ. Dữ liệu shop, tài chính và thuế chỉ được công khai khi có căn cứ hợp lệ theo quy định pháp luật.

Giám sát hoạt động hệ thống. Sổ HKD ghi nhận và kiểm tra log hệ thống nhằm bảo đảm an toàn, xử lý lỗi, chống gian lận và hỗ trợ tra soát.

3. Dữ liệu được bảo vệ

Các nhóm dữ liệu Sổ HKD bảo vệ gồm:

• Dữ liệu tài khoản: tên, số điện thoại, email, Zalo ID hoặc thông tin đăng nhập do nền tảng Zalo cung cấp trong phạm vi Người dùng cho phép.
• Dữ liệu shop: tên shop, địa chỉ, ngành hàng, nhân viên, phân quyền, sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp.
• Dữ liệu vận hành: bán hàng, nhập hàng, thu chi, công nợ, tồn kho, báo cáo, ghi chú, hình ảnh, chứng từ.
• Dữ liệu tài chính: số tiền giao dịch, trạng thái thanh toán, gói dịch vụ, add-on, hạn mức, lịch sử đối soát.
• Dữ liệu thuế và hóa đơn: mã số thuế, trạng thái MST, dữ liệu tổng hợp theo shop/MST, hóa đơn, trạng thái sẵn sàng hoặc phát hành.
• Dữ liệu kỹ thuật: thiết bị, trình duyệt, địa chỉ IP, thời gian truy cập, log lỗi, log bảo mật và dữ liệu hiệu năng.
• Dữ liệu hỗ trợ: nội dung trao đổi qua hotline, Zalo, email, ticket, ảnh chụp màn hình hoặc tài liệu Người dùng gửi để được hỗ trợ.

4. Bảo mật tài khoản

Người dùng chịu trách nhiệm bảo mật thiết bị, tài khoản Zalo, số điện thoại, OTP, PIN và mật khẩu của mình.

Sổ HKD không bao giờ yêu cầu Người dùng cung cấp mật khẩu ngân hàng, OTP ngân hàng, OTP ví điện tử hoặc thông tin xác thực nhạy cảm khác ngoài kênh thanh toán chính thức của đối tác. Mọi cuộc gọi, tin nhắn hoặc kênh liên hệ tự xưng là nhân viên Sổ HKD nhưng yêu cầu các thông tin nói trên đều là hành vi lừa đảo.

Khi phát hiện dấu hiệu bất thường, chúng tôi có thể yêu cầu xác minh bổ sung, tạm khóa phiên đăng nhập, giới hạn thao tác hoặc tạm ngừng tài khoản để kiểm tra.

Người dùng cần thông báo ngay cho Sổ HKD nếu:

• Điện thoại hoặc tài khoản Zalo bị mất quyền kiểm soát.
• Nhân viên cũ vẫn còn quyền truy cập shop.
• Xuất hiện giao dịch, thao tác hoặc thay đổi dữ liệu không do Người dùng thực hiện.
• Nghi ngờ dữ liệu đăng nhập, OTP, PIN hoặc thiết bị bị lộ.

5. Phân quyền và kiểm soát nội bộ shop

Sổ HKD hỗ trợ mô hình phân quyền theo shop. Chủ shop cấp quyền theo đúng vai trò và thu hồi quyền khi không còn cần thiết.

Người được phân quyền chỉ xem, tạo, sửa hoặc xử lý dữ liệu trong phạm vi quyền được cấp. Chủ shop chịu trách nhiệm với lựa chọn phân quyền của mình và với các thao tác phát sinh từ người được mời vào shop.

Lịch sử thao tác có thể được lưu để phục vụ kiểm tra, đối soát, xử lý tranh chấp và bảo vệ dữ liệu.

6. Bảo mật đường truyền và lưu trữ

Sổ HKD áp dụng các biện pháp kỹ thuật hợp lý cho cả truyền tải và lưu trữ dữ liệu, bao gồm kiểm soát truy cập, mã hóa đường truyền, sao lưu, giám sát lỗi và phân quyền hệ thống.

Dữ liệu có thể được lưu trữ trên hạ tầng máy chủ, dịch vụ đám mây hoặc hệ thống lưu trữ của đối tác mà Sổ HKD sử dụng để cung cấp dịch vụ. Các bên xử lý dữ liệu liên quan có nghĩa vụ tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật tương ứng với phạm vi dịch vụ.

7. Chia sẻ dữ liệu trong phạm vi cung cấp dịch vụ

Sổ HKD chỉ chia sẻ dữ liệu khi cần để cung cấp dịch vụ, xử lý thanh toán, vận hành hạ tầng, hỗ trợ khách hàng, đáp ứng yêu cầu pháp luật hoặc khi Người dùng đồng ý rõ ràng cho một mục đích cụ thể.

Các nhóm bên nhận dữ liệu có thể gồm:

• Nền tảng Zalo, Zalo Mini App, Zalo OA hoặc dịch vụ liên quan đến xác thực và thông báo.
• Đối tác thanh toán, ngân hàng, ví điện tử hoặc cổng thanh toán để xử lý và đối soát giao dịch.
• Đối tác hạ tầng, lưu trữ, giám sát, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật.
• Đối tác hóa đơn điện tử hoặc dịch vụ liên quan khi Người dùng sử dụng tính năng này.
• Đối tác tư vấn hoặc HABB khi Người dùng đồng ý riêng cho việc liên hệ và chia sẻ dữ liệu.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi Sổ HKD có nghĩa vụ cung cấp theo quy định pháp luật.

8. Giới hạn chia sẻ dữ liệu tư vấn

Với tính năng kết nối chuyên gia hoặc đối tác tư vấn, Sổ HKD áp dụng nguyên tắc đồng ý riêng:

• Đồng ý liên hệ tư vấn là điều kiện để đối tác được liên hệ.
• Đồng ý chia sẻ dữ liệu shop là một phạm vi riêng.
• Đồng ý chia sẻ dữ liệu MST/tax subject là một phạm vi riêng, không mặc nhiên phát sinh từ đồng ý chia sẻ dữ liệu shop.

Sổ HKD không chia sẻ số tiền giao dịch chi tiết, danh sách công nợ chi tiết, danh sách khách hàng chi tiết, dữ liệu tồn kho chi tiết hoặc dữ liệu MST chi tiết cho đối tác tư vấn nếu không có căn cứ hợp lệ hoặc không đúng phạm vi đồng ý.

9. Cookies, analytics và công nghệ tương tự

Website sohkd.vn có thể sử dụng cookies hoặc công nghệ tương tự để duy trì phiên truy cập, ghi nhớ lựa chọn, phân tích hiệu năng, đo lường truy cập, phát hiện lỗi, bảo vệ hệ thống và cải thiện trải nghiệm.

Người dùng có quyền tắt hoặc xóa cookies trong trình duyệt. Một số tính năng có thể không hoạt động đầy đủ khi cookies bị tắt.

Nếu Sổ HKD sử dụng công cụ analytics, quảng cáo, đo lường chuyển đổi hoặc công cụ của bên thứ ba, dữ liệu được xử lý theo phạm vi cần thiết và theo chính sách áp dụng tại từng thời điểm.

10. Sao lưu, khôi phục và tính liên tục dịch vụ

Sổ HKD sao lưu dữ liệu định kỳ để phục vụ khôi phục hệ thống, phòng ngừa mất dữ liệu và bảo đảm tính liên tục.

Khi xảy ra lỗi kỹ thuật, mất kết nối, sự cố nền tảng, sự cố thanh toán hoặc sự cố đồng bộ, Sổ HKD sẽ nỗ lực khôi phục dịch vụ trong thời gian hợp lý. Người dùng cần phối hợp cung cấp thông tin, ảnh chụp màn hình, mã giao dịch hoặc dữ liệu liên quan khi được yêu cầu để hỗ trợ kiểm tra.

11. Sự cố bảo mật

Khi phát hiện hoặc nghi ngờ sự cố bảo mật ảnh hưởng đến dữ liệu Người dùng, Sổ HKD sẽ kiểm tra, khoanh vùng, xử lý và thực hiện thông báo theo quy định pháp luật áp dụng.

Người dùng có trách nhiệm phối hợp với Sổ HKD, cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc bên liên quan khi sự cố có thể ảnh hưởng đến tài khoản, dữ liệu hoặc quyền lợi của mình.

12. Lưu trữ dữ liệu

Dữ liệu được lưu trữ trong thời gian cần để cung cấp dịch vụ, hỗ trợ Người dùng, bảo vệ hệ thống, giải quyết tranh chấp, thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc theo thời hạn lưu trữ của pháp luật về kế toán, thuế, hóa đơn, giao dịch điện tử và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Khi Người dùng ngừng sử dụng dịch vụ, một số dữ liệu vẫn có thể được giữ lại để phục vụ đối soát, chứng từ, bảo mật, khiếu nại hoặc nghĩa vụ pháp lý. Việc xóa, ẩn danh hoặc hạn chế xử lý dữ liệu được thực hiện theo Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy định pháp luật.

13. Trách nhiệm của Người dùng

Người dùng có trách nhiệm:

• Sử dụng mật khẩu, PIN, OTP và thiết bị đăng nhập an toàn.
• Không chia sẻ tài khoản cho người không có thẩm quyền.
• Không gửi dữ liệu nhạy cảm qua kênh không chính thức.
• Kiểm tra kỹ đường dẫn, tên miền, tài khoản Zalo OA hoặc kênh liên hệ trước khi cung cấp thông tin.
• Cập nhật thông tin liên hệ khi có thay đổi.
• Thu hồi quyền truy cập của nhân viên hoặc người hỗ trợ khi không còn làm việc với shop.
• Sao lưu hoặc xuất dữ liệu quan trọng khi cần, trong phạm vi tính năng Sổ HKD hỗ trợ.

14. Cập nhật chính sách

Sổ HKD có thể cập nhật Chính sách bảo mật để phù hợp với thay đổi sản phẩm, công nghệ, yêu cầu pháp luật hoặc nhu cầu vận hành. Phiên bản mới được công bố tại sohkd.vn hoặc trong ứng dụng.

Việc tiếp tục sử dụng dịch vụ sau khi chính sách được cập nhật đồng nghĩa với việc Người dùng đã biết và chấp nhận chính sách mới, trừ khi pháp luật yêu cầu hình thức đồng ý khác.

15. Liên hệ

Mọi yêu cầu liên quan đến bảo mật thông tin, vui lòng liên hệ:

• CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ QNT
• Email: hotro@sohkd.vn
• Hotline/Zalo hỗ trợ: 0917 393 913